Cómo leer un presupuesto de software (y cuándo no construir a medida)

Por qué tres ofertas difieren tanto

Es la situación más común de quien compra software por primera vez: pides tres presupuestos, vuelven con cifras que no se parecen en nada y no tienes forma de saber cuál es razonable. La tentación es pensar que uno miente. Casi siempre pasa otra cosa: los tres han entendido encargos distintos y ninguno lo ha escrito.

• Alcance distinto con las mismas palabras. «Tienda online» puede ser un escaparate o un escaparate conectado al ERP, al almacén y a los transportistas. Entre una cosa y otra hay el doble de trabajo, y el título del documento es idéntico.
• Definiciones distintas de «terminado». Migrar los datos, formar a tu equipo, pasar a producción y acompañar las dos primeras semanas de vida real es trabajo. Si no aparece en el documento, lo vas a pagar igual, solo que más tarde.
• Cosas distintas incluidas para siempre. Un precio con el mantenimiento del primer año dentro y otro sin él no se comparan mirando la primera página.
• El riesgo repartido de otra forma. Un precio cerrado lleva dentro el colchón de quien lo firma. Un precio por horas te traslada ese riesgo a ti y casi siempre parece más barato en la portada.

Lo que un presupuesto tiene que decir

• De quién es el código, el repositorio y las cuentas de las tiendas de aplicaciones. Si no quedan a tu nombre, no has comprado software: has alquilado una dependencia.
• Qué cuesta el año dos. Alojamiento, servicios de terceros y mantenimiento, con una cifra al lado. La nuestra está publicada: desde 150 € al mes, y desde 450 € cuando hay datos en vivo y apps.
• Qué da por cierto. «Suponemos que existe una API», «suponemos que los textos los aportas tú». Los supuestos son el sitio donde vive el sobrecoste.
• Qué pasa si cambias de idea. Cómo se presupuesta un cambio de alcance, acordado antes de que haya uno.
• Quién hace el trabajo. No la empresa: las personas concretas, y cuánto de su tiempo.
• Qué se entrega además del software. Documentación, accesos y la sesión en la que tu equipo aprende a manejar el panel sin llamar a nadie.

Un presupuesto que no responde a esas seis preguntas no es más barato: es menos completo. La diferencia aparece en la segunda factura.

Compara peras con peras

La única forma de saber si una cifra es razonable es saber qué compra esa cifra. Estos son nuestros precios de partida publicados, y sirven de referencia para leer los de cualquiera:

Cuándo no construir a medida

La pregunta útil no es «¿cuánto cuesta construirlo?», sino «¿esto ya existe?». Si lo que necesitas lo vende alguien, comprarlo suele ganar, y no por el precio inicial: gana porque el mantenimiento, la seguridad y las funciones nuevas los paga el reparto entre miles de clientes en lugar de pagarlos tú solo.

• Lo que necesitas se parece mucho a lo que necesita todo el mundo. Facturar, cobrar, enviar boletines, vender productos estándar.
• Tu ventaja no está ahí. Si tu negocio no gana dinero por hacer eso de una forma distinta, hacerlo distinto solo cuesta dinero.
• La cifra que te han dado está por debajo del suelo real de ese tipo de sistema. Lo que estás comprando entonces es una primera versión que alguien tendrá que rehacer.
• No hay nadie que lo vaya a operar después. Un sistema a medida sin acuerdo de mantenimiento es un préstamo que se devuelve en el año dos.

Lo aplicamos en nuestra propia casa. Eolas Prints fabrica su filamento — ahí sí hay ventaja — y revende las impresoras 3D, las grabadoras láser y los escáneres: no construimos una impresora para poder vender impresoras. En software hacemos lo mismo. La tienda es Shopify, porque casi siempre es la respuesta correcta, y lo decimos aunque no sea la opción más cara para nosotros. Simientes Infinitas vende en 27 mercados de la Unión Europea sobre esa misma maquinaria.

Cuándo sí

• Cuando lo que se vende hecho te obligaría a cambiar cómo trabajas, y esa forma de trabajar es tu ventaja.
• Cuando el producto es la unión. Nadie vende la conexión entre tu ERP, tu almacén, tus transportistas y tu tienda: eso se construye siempre.
• Cuando los datos que necesitas juntos están repartidos en sitios que no se hablan. Es literalmente lo que hace SomosTorre con más de veinticinco fuentes municipales.
• Cuando la licencia por usuario, multiplicada por tu plantilla y por tres años, ya se parece al presupuesto de construirlo.

Y una regla que nos ahorra discusiones: comprar y construir no son excluyentes. Casi todos los sistemas buenos son una herramienta comprada, bien elegida, con la integración a medida que la conecta a tu negocio. El error caro no es comprar ni construir, es construir la parte que ya estaba comprada.

El atajo barato: pagar por saber

Cuando el proyecto es grande, la decisión cara no es a quién contratas, sino qué le pides. Por eso vendemos el discovery como un producto con precio cerrado: 4.500 €, dos semanas, y termina en arquitectura, plan por fases, riesgos y un presupuesto cerrado que te puedes llevar a cualquier otro estudio. Si construimos nosotros, se descuenta íntegro del proyecto.

No es generosidad. Un discovery por horas premia alargarlo, y una cifra que sale de dos semanas de trabajo es una cifra que no se mueve después. Tres ofertas escritas sobre el mismo documento sí se pueden comparar. Tres ofertas escritas sobre una llamada de media hora, no.

El presupuesto peligroso no es el más alto: es el que no dice de qué se hace cargo.